Los sistemas de planificación de recursos empresariales, ERP en inglés, son software especialmente diseñados para optimizar los procesos de trabajo que se llevan a cabo en las empresas.
Una de las áreas críticas para las empresas es la de contabilidad y finanzas, y para optimizar las tareas de estos rubros se usa un ERP contable. A continuación, te contaremos qué es un sistema contable, las aplicaciones que tiene, beneficios de implementar esta solución y las recomendaciones para una implementación exitosa.
¿Qué es ERP en contabilidad?
Un sistema contable, o software contable, es una plataforma que permite gestionar todos los procesos contables de forma sencilla. Desde la facturación, la gestión de los inventarios, el pago de impuestos, hasta el manejo de la nómina.
Este software se integra a todos los departamentos de la empresa, dividiéndose en diferentes áreas para centralizar la información en un solo lugar. Todo esto tiene el fin de que las empresas sean más competitivas en un mercado creciente, gracias a los reportes financieros con indicadores de consumos, ventas, gastos, entre otros, que favorecen la administración de los recursos económicos de la empresa.
¿Cómo funciona el sistema ERP contable?
El funcionamiento de un ERP contable se basa en:
- Centralización de la información financiera de la empresa en una base de datos compartida con diferentes usuarios.
- Sistema de módulos que permite gestionar procesos específicos como cuentas por pagar, cobranza, facturación, presupuestos, conciliación bancaria, entre otros.
- Automatización de procesos contables como la generación de informes financieros, la facturación o la gestión de cuentas por cobrar y pagar.
- Facturación. Módulo que permite automatizar la generación de facturas, relacionar comprobantes por folio, importar facturas para generar informes, almacenar los comprobantes y enviarlos por correo electrónico.
Tipos de implementación de un ERP contable
En general existen tres tipos de implementación de un ERP contable
ERP On Premise
El modelo on premise consiste en la adquisición de una licencia para la instalación del ERP en los servidores y computadoras de la empresa. Es una solución enfocada en grandes empresas, donde se cuenta con una sola ubicación y en la que la seguridad es lo más importante.
Al adquirir una licencia, la empresa tendrá el software de forma ilimitada, lo que implica que el soporte, actualizaciones y seguridad quedan bajo su control.
ERP en la nube
Uste tipo de implementación funciona bajo el modelo de SaaS, es decir, Software as a Service, el cual implica que el software se aloja en la nube en vez de en servidores locales. Esto permite que los usuarios accedan a través de un navegador web desde cualquier lugar y dispositivo.
En vez de comprar una licencia perpetua, las empresas pagan una suscripción mensual para utilizar el software, por lo que se liberan de los mantenimientos, el soporte técnico, las actualizaciones y seguridad del software.
ERP híbrido
El ERP híbrido es una combinación entre las soluciones on premise y en la nube. Esto implica que el sistema se aloje en los servidores de la empresa, pero también se permita el acceso en la nube, por lo que es una solución robusta, ideal para empresas grandes, con muchas ubicaciones y usuarios.
¿Cuáles son los módulos que integran un ERP contable?
- Gestión financiera. Módulo que permite generar informes financieros, gestionar el libro mayor, balances, asientos contables y estados financieros.
- Cuentas por cobrar. Módulo que permite gestionar la cobranza, administrar los recursos obtenidos por pagos de clientes, dar seguimiento a los pagos y recuperar la cartera vencida.
- Cuentas por pagar. Módulo encargado de las obligaciones de la empresa con los proveedores y pagos de servicios.
- Gestión de presupuestos. Módulo que facilita la creación de presupuestos con base en los ingresos, flujo de caja y rentabilidad de la empresa.
- Informes. Módulo que permite automatizar la generación de análisis financieros detallados para tomar decisiones estratégicas.
- Gestión de costos. Módulo que permite dar seguimiento y analizar los costos de producción y operación.
Beneficios de un software ERP contable
- Mayor eficiencia y productividad en los procesos. Al implementar un ERP de contabilidad, las empresas ahorran tiempo en tareas redundantes y repetitivas para tener procesos más rápidos y eficientes.
- Acceso a la información desde cualquier lugar. Un ERP en la nube centraliza toda la información en una plataforma online, que permite el acceso remoto a los usuarios, desde cualquier dispositivo y lugar con conexión a internet. Con esto, los empleados pueden trabajar de gorma remota, mantener el contacto con su equipo y encontrar información actualizada en tiempo real.
- Simplificación de procesos. El software permite encontrar la información necesaria con unos cuantos clics, automatizar tareas, crear flujos de trabajo, actualizar los datos de forma automática y en tiempo real.
- Información financiera precisa y confiable. Con un ERP se acabaron los errores humanos, los olvidos y otras posibles fallas. El sistema puede emitir informes automáticos, programar tareas, reportes y brindar datos precisos, a detalle y 100% confiables.
- Sistema adaptado a las necesidades de cada empresa. Si bien el software tiene interfaz, funcionalidades y módulos predeterminados, al ser un sistema de código abierto, las empresas pueden personalizarlo con base en sus requerimientos.
- Informes al instante. Ya que la información de la empresa se encuentra en el sistema, solo se necesita definir los reportes requeridos para crear informes con análisis completos.
- Sistema fácil de usar. Al implementar un sistema ERP, es necesario un periodo de capacitación y aprendizaje para aprovechar las funcionalidades al máximo. Sin embargo, tras ese periodo, el personal podrá utilizar los módulos fácil y eficazmente, viendo beneficios a nivel de productividad.
- Módulos o funciones específicos. Los sistemas ERP cuentan con muchos módulos o funcionalidades desarrolladas para integrar la información de los departamentos más importantes de la empresa y optimizar los procesos.
- Funciones específicas: cada módulo de un software contable está diseñado para desarrollar tareas puntuales, evitando confusiones y errores al manejar la data. De esta forma, puedes contratar solo los que necesites, aprovechando al máximo los recursos.
¿Cuáles son las diferencias entre ERP contable y sistema contable?
Si bien los términos ERP y sistema contable se utilizan como sinónimos, son diferentes. Cuando se habla de un ERP se refiere a un tipo de software de planeación de recursos empresariales especialmente diseñado para empresas de medianas a grandes que requieren digitalizar, automatizar y optimizar sus procesos.
Dentro de un ERP existen diferentes módulos verticales que las empresas pueden implementar para satisfacer los requerimientos de un sector en específico. Entre estos módulos está el de contabilidad y otros procesos integrados, como ventas, adquisiciones, inventario, facturación o finanzas. El ERP ofrece una visión integral de la empresa y permite realizar un análisis financiero más profundo.
Ahora bien, un sistema contable se enfoca únicamente en la gestión de las finanzas y contabilidad, por lo que no necesariamente es una solución integral. Por ejemplo, un tipo de sistema contable puede enfocarse únicamente en la nómina o en la facturación, dejando de lado los demás procesos.
¿Cómo implementar un ERP al área de contabilidad?
¿Estás listo para llevar a tu empresa hacia la transformación digital? Un software de contabilidad, sin duda, te acercará mediante la implementación de un sistema tecnológico que integrará los departamentos más importantes de tu empresa.
Para elegir el software que se adapte mejor a tu empresa, es importante que identifiques los requerimientos operativos que podrían optimizarse con un ERP.
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