ERP contable, qué es y su importancia en las empresas

Los sistemas de planificación de recursos empresariales, ERP en inglés son software especialmente diseñados para optimizar los procesos de trabajo que se llevan a cabo en las empresas.

Una de las áreas críticas para las empresas es la de contabilidad y finanzas, y para optimizar las tareas de estos rubros se usa un ERP contable. A continuación, te contaremos qué es un sistema contable, las aplicaciones que tiene, beneficios de implementar esta solución y las recomendaciones para una implementación exitosa.

¿Qué es ERP en contabilidad?

Un sistema contable, o software contable, es una plataforma que permite gestionar todos los procesos contables de forma sencilla. Desde la facturación, la gestión de los inventarios, el pago de impuestos, hasta el manejo de la nómina.

Este software se integra a todos los departamentos de la empresa, dividiéndose en diferentes áreas para centralizar la información en un solo lugar. Todo esto tiene el fin de que las empresas sean más competitivas en un mercado creciente, gracias a los reportes financieros con indicadores de consumos, ventas, gastos, entre otros que favorecen la administración de los recursos económicos de la empresa.

Sistema ERP contable y SAP contable, ¿Qué diferencia hay?

Cuando hablamos de SAP nos referimos a Sistemas, Aplicaciones y Productos en Procesamiento de Datos. Es decir, un software utilizado para la administración de las actividades empresariales.

Por su parte, un ERP es un conjunto de estrategias y métodos de planificación y administración de recursos empresariales, los cuales se realizan mediante SAP, es decir, mediante un software.

Ahora bien, se debe diferenciar el nombre de la marca SAP, una compañía alemana que desarrolla software para diversas aplicaciones industriales.

Aplicaciones de un software ERP en el área de contabilidad

• Administración tributaria. Todas las empresas colombianas deben pagar impuestos de carácter nacional como el impuesto a la renta, el impuesto al valor agregado (IVA) y el Gravamen a los Movimientos Financieros (GMF). Por esta razón, el uso de un sistema contable les permite centralizar la información necesaria para pagar impuestos, presentar sus declaraciones y cumplir con todos los requerimientos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
• Registro de movimientos financieros. Un software contable permite registrar en tiempo real la información de todas las operaciones financieras de la empresa para hacer más simples los procesos de gestión y toma de decisiones estratégicas.
• Registro de los libros de contabilidad. El uso de libros en físico o de hojas en Excel es cosa del pasado. Un ERP contable permite generar los libros contables, además de hacer presupuestos, proveedores y otras actividades relacionadas con la contabilidad financiera.
• Generar comprobantes y facturas. Una de las aplicaciones más importantes de un ERP contable es la posibilidad de emitir facturas con los requerimientos actuales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
• Administración de inventarios. Gracias al uso de un sistema ERP, las empresas pueden registrar en tiempo real la información del inventario, insumos, recursos, materiales de oficina, mercancía, materias primas y cualquier otro bien. Esto, con el fin de evitar pérdidas por mala gestión.
• Conciliación de cuentas. Conciliar las cuentas internas o de los clientes es muy simple y puede efectuarse en poco tiempo con el uso de un sistema contable que permite realizar el proceso rápidamente y sin riesgo de errores.

Beneficios de un software ERP contable

• Mayor eficiencia y productividad en los procesos. Al implementar un ERP de contabilidad, las empresas ahorran tiempo en tareas redundantes y repetitivas para tener procesos más rápidos y eficientes.
• Acceso a la información desde cualquier lugar. Un ERP en la nube centraliza toda la información en una plataforma online, que permite el acceso remoto a los usuarios, desde cualquier dispositivo y lugar con conexión a internet. Con esto, los empleados pueden trabajar de gorma remota, mantener el contacto con su equipo y encontrar información actualizada en tiempo real.
• Simplificación de procesos. El software permite encontrar la información necesaria con unos cuantos clics, automatizar tareas, crear flujos de trabajo, actualizar los datos de forma automática y en tiempo real.
• Información financiera precisa y confiable. Con un ERP se acabaron los errores humanos, los olvidos y otras posibles fallas. El sistema puede emitir informes automáticos, programar tareas, reportes y brindar datos precisos, a detalle y 100% confiables.
• Sistema adaptado a las necesidades de cada empresa. Si bien el software tiene interfaz, funcionalidades y módulos predeterminados, al ser un sistema de código abierto, las empresas pueden personalizarlo con base en sus requerimientos.
• Informes al instante. Ya que la información de la empresa se encuentra en el sistema, solo se necesita definir los reportes requeridos para crear informes con análisis completos.
• Sistema fácil de usar. Al implementar un sistema ERP, es necesario un periodo de capacitación y aprendizaje para aprovechar las funcionalidades al máximo. Sin embargo, tras ese periodo, el personal podrá utilizar los módulos fácil y eficazmente, viendo beneficios a nivel de productividad.
• Módulos o funciones específicos. Los sistemas ERP cuentan con muchos módulos o funcionalidades desarrolladas para integrar la información de los departamentos más importantes de la empresa y optimizar los procesos.
• Funciones específicas: cada módulo de un software contable está diseñado para desarrollar tareas puntuales, evitando confusiones y errores al manejar la data. De esta forma, puedes contratar solo los que necesites, aprovechando al máximo los recursos.

¿Cómo implementar un ERP al área de contabilidad?

¿Estás listo para llevar a tu empresa hacia la transformación digital? Un software de contabilidad, sin duda, te acercará mediante la implementación de un sistema tecnológico que integrará los departamentos más importantes de tu empresa.

Para elegir el software que se adapte mejor a tu empresa, es importante que identifiques los requerimientos operativos que podrían optimizarse con un ERP.

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