En la actualidad, las pequeñas y medianas empresas necesitan soluciones tecnológicas para incrementar la eficiencia de sus colaboradores y la rentabilidad en sus procesos. Por esta razón, un ERP para Pyme que permita automatizar y gestionar los procesos internos de forma efectiva es una necesidad a la que las empresas están cediendo con más frecuencia.
En este nuevo post para el blog de Cimatic, te contamos qué es un ERP para Pyme, cuántos sistemas existen, para qué se usan y los factores a considerar al momento de elegir un software adecuado según las necesidades de cada empresa.
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Qué es un ERP para Pymes
Un ERP para Pymes es un software diseñado específicamente para dar soluciones a las necesidades operativas y retos a los que se enfrentan las pequeñas y medianas empresas. Este software se utiliza para la gestión de las actividades que se llevan a cabo todos los días en las empresas.
Con este sistema, se puede automatizar los procesos internos y aumentar la productividad, así como crear un flujo de trabajo y de intercambio de información de las áreas o departamentos de:
- Finanzas
- Contabilidad
- Facturación
- Recursos Humanos
- Marketing
- Ventas
- Gestión de inventario
- Gestión de proyectos
- Cadena de suministro
Entre otros que pueden trabajar de forma integrada.
Qué ERP pueden utilizar las Pymes
Existen muchas soluciones de sistemas de gestión para Pymes y a continuación te contaremos los más reconocidos:
Infor
El Sistema de Gestión o ERP de Infor es una plataforma robusta de inteligencia artificial diseñada para empresas de diferentes rubros y tamaños.
Infor integra soluciones específicas para empresas de manufactura, distribución, logística, alimentos y bebidas, automotrices, entre otras, por lo que su sistema de gestión se adapta a los requerimientos de cada giro industrial o empresarial.
Actualmente, se calcula que Infor tiene más de 40,000 clientes en más de 200 países, a quienes les ofrece un conjunto de aplicaciones dentro de sus soluciones: Infor LN, Infor M3, Infor VISUAL e Infor Lawson.
SAP Business ONE
El sistema administrativo de SAP ha sido diseñado para las Pymes de los sectores de comercio minorista, distribución, maquinaria, servicios profesionales y productos de consumo. Es una plataforma fácil de usar, que permite optimizar los procesos, integrar departamentos e impulsar el crecimiento y la rentabilidad empresarial.
MyGestion
MyGestion es un sistema de gestión que integra diferentes módulos como facturación, contabilidad, envíos, entre otros, a través de una interfaz intuitiva, completa y eficaz.
Especialmente diseñado para Micropymes que se encuentran en crecimiento, es un software de gestión muy completo, con una excelente relación calidad-precio y que proporciona las herramientas necesarias para la gestión empresarial.
Cloud Gestion
Cloud Gestion es un software de gestión especialmente diseñado para empresas de instalación, mantenimiento, fontanería, aire acondicionado, asistencia técnica, instalaciones eléctricas, construcción, entre otras. Este sistema ayuda a optimizar procesos de gestión de sectores con requerimientos especiales, como la facturación.
Business Central
Este sistema de gestión creado por el ecosistema de Microsoft Dynamics 365 es una solución integral para la gestión de pequeñas y medianas empresas. Cuenta con funciones de informes financieros, optimización de los procesos de la cadena de suministro, planificación de proyectos, entre otros que permiten potenciar la rentabilidad de las empresas.
Qué considerar al momento de implementar un ERP para tu Pyme
Antes de la implementación, e incluso de la selección de un sistema administrativo para Pymes, es importante detectar y comprender las necesidades de la empresa, y si el software puede ayudar a satisfacerlas.
Los dueños junto con sus líderes de equipo deben analizar los requerimientos de la empresa, los procesos realizados hasta ese momento y los posibles desafíos a enfrentar.
Asimismo, conocer los sistemas administrativos de cada Pymes es indispensable para comparar funcionalidades y características, de modo que se pueda elegir la opción más adecuada en términos de rentabilidad, aumento de la productividad, eficiencia y productividad.
Con respecto a los precios, las soluciones de software en la nube son más asequibles y fáciles de implementar que soluciones basadas en servidores locales. No obstante, las empresas más grandes, con muchos departamentos e información, podrían requerir las soluciones que combinen tanto un sistema administrativo en la nube como una solución local.
Aplicaciones de un ERP en una Pyme
Los sistemas de planificación empresarial se componen de módulos en los que se integran las diferentes áreas de la empresa. Los más importantes para las Pymes son:
- Customer Relation Manager o Sistema de Gestión de Relación con los Clientes. Este módulo permite registrar toda la información relacionada con los clientes: historial de compras, llamadas, consultas, actividades, entre otros datos que ayudan a tener un adecuado servicio al cliente.
- Es un módulo que permite hacer informes, análisis, pedidos, generar facturas, dar seguimiento a las entregas, entre otras actividades relacionadas con el departamento de ventas para aumentar la rentabilidad de la empresa.
- También permite gestionar los procesos relacionados con el aprovisionamiento de las materias primas e insumos para que la empresa cuente con todo lo necesario para la producción. Asimismo, incluye un listado de proveedores, inventario, solicitudes de presupuestos, recepción de mercancía y la opción para generar informes.
- Las compras y el inventario se relacionan entre sí, por lo que un sistema de gestión es indispensable para administrar las existencias de los artículos del almacén y detectar posibles faltantes para programar el aprovisionamiento.
- Gestión de recursos humanos. Un sistema administrativo para Pymes también puede incluir un módulo de selección, capacitación y gestión de empleados, el cual tiene funciones para dar seguimiento a la productividad, salarios y fechas de vacaciones. Además, permite la automatización de tareas redundantes o repetitivas para reducir la carga del personal de RR. HH.
- Finanzas y contabilidad. Muchas de las tareas y procesos contables pueden ser automatizados con un sistema administrativo para Pymes, incrementando la productividad del personal de este departamento. El sistema permite una mejora en actividades como la gestión de nómina, facturación, presupuestos y bancos.
- Producción. Es un módulo que se ocupa del control de las materias primas, la sincronización de procesos, el control de calidad, costos y previsiones relacionados con la producción para optimizar todas las tareas y hacerlas más rentables.
- Gestión de cadena de suministro. Este módulo gestiona los flujos de productos, bienes o mercancías desde el fabricante hasta el cliente final. También permite conocer la relación oferta/demanda, devoluciones, ventas, envío y seguimiento de transporte, entre otras actividades.
Beneficios de un ERP para Pymes
En la actualidad, existen muchos tipos de sistemas administrativos para que las Pymes elijan el más adecuado según sus requerimientos. Hay soluciones por módulos, en la nube, in site, licencias de software, renta de software con cobro por usuario, entre otras.
La elección adecuada de un sistema de gestión permite:
- Mayor competitividad. La automatización de procesos es una ventaja competitiva, tanto a nivel de eficiencia como de rentabilidad.
- Mayor productividad. Al contar con un ERP, el personal puede realizar su trabajo en menos tiempo, automatizar procesos, integrar la información de departamentos y reducir el tiempo de trabajo de cada proyecto.
- Acceso rápido. Algunos sistemas ERP permiten acceso remoto, por lo que es rápido y fácil entrar al sistema en el momento que se necesite.
- Personal en mejores condiciones. Las soluciones de software permiten que el personal se libere de tareas repetitivas y tediosas que pueden automatizarse, de modo que se dediquen a tareas más estratégicas.
- Mejora del tiempo de respuesta. Las empresas pueden aumentar la disponibilidad de los productos y servicios en los momentos precisos.
- Facilita la operación. Todos los departamentos que utilicen el ERP tendrán una solución que les permita agilizar la realización de sus tareas.
- Favorece la integración y comunicación. Con la implementación de un ERP, los departamentos internos de la empresa se pueden integrar para el intercambio de información, de modo que todas las personas involucradas realicen su trabajo de forma más productiva.
Cuánto cuesta un ERP para una Pyme
El costo de un ERP para una pequeña o mediana empresa varía según las funcionalidades, el número de usuarios y si es una solución en la nube o local.
En general, los precios pueden ir desde los $10,000 a $100,000 MXN anuales para opciones básicas basadas en suscripción, mientras que soluciones más avanzadas pueden superar los $200,000 MXN, considerando costos adicionales por implementación y personalización.
Cómo elegir el mejor ERP para mi Pyme
Ahora que conoces las funcionalidades y características de un sistema de gestión, haz una comparación entre los que más se adapten a tus requerimientos.
Contacta con los proveedores de software para resolver tus dudas y tener información más completa antes de decidir cuál será el sistema administrativo para tu Pyme.
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