En las empresas retail, almacenes y bodegas se necesita un sistema para el control de stock, que les ayude a conocer la cantidad de productos disponibles y les ayude a utilizar de forma inteligente los recursos. Hoy en el blog de Cimatic te contaremos qué es el sistema de inventarios, tipos de inventario y cómo implementar el mejor sistema.
¿Qué es un sistema de control de inventarios?
El sistema de control de inventarios, también conocido como control de existencias, consiste en los procedimientos de gestión de los productos de inventario del almacén de una empresa. Su función es supervisar los movimientos del almacén para asegurarse de tener el suficiente suministro de productos que logren satisfacer los requerimientos de los clientes.
En los almacenes es indispensable contar con un sistema de gestión de inventarios para llevar a cabo las siguientes actividades que permitan controlar el nivel de stock:
- Recibir y almacenar la mercancía
- Trasladar los productos al lugar adecuado para su disposición
- Dar seguimiento a los productos del inventario
- Localizar rápidamente los productos en el almacén
- Documentar la información histórica de los productos
- Generar órdenes de compra de productos en el momento indicado
- Asegurar una adecuada rotación de mercancías
Diferencia entre control y gestión de inventarios
Si bien son conceptos que van de la mano y parecen lo mismo, hay algunas diferencias entre el control y la gestión del inventario. El control de inventario se enfoca en las existencias de productos en el almacén, mientras que la gestión de inventarios se relaciona con todo el ciclo de vida de la producción.
El objetivo del control de inventarios es asegurarse de que las mercancías en existencia sean suficientes y se encuentren en buen estado, mientras que en la gestión de inventario el objetivo es tener los productos correctos en el lugar correcto, en cantidad suficiente, en el momento adecuado.
Las labores en el control de inventario consisten en recibir, almacenar y transportar la mercancía, así como comprobar la calidad y fecha de caducidad de los productos. Por su parte, en la gestión de inventarios se realizan análisis de predicción de demanda y reordenamiento de los productos del inventario en la cadena de suministro.
Tipos de control de inventarios
Existen tres tipos de control de inventarios: global, analítico y perpetuo, y es indispensable conocerlos para elegir el más adecuado.
Global o periódico
El inventario periódico consiste en un recuento recurrente de la mercancía en un intervalo específico, de modo que se cuente de forma manual los productos que conforman el stock en periodos mensuales, trimestrales, semestrales o anuales, dependiendo de las actividades de la organización.
Analítico
El inventario analítico se enfoca en conocer el valor de los elementos de las cuentas, las pérdidas y ganancias. Dentro de los elementos que conforman este inventario se encuentra la cuenta de inventarios, la de compra de productos, las devoluciones sobre ventas, las rebajas sobre compras y ventas, las ventas como tal y las devoluciones.
Sin embargo, es un sistema con la desventaja de que no permite conocer la cantidad de mercancías disponibles, o las posibles pérdidas, por lo que se vuelve necesario realizar un conteo manual.
Perpetuo o permanente
El inventario permanente es el que conlleva una implementación más compleja, pero también es el que tiene los resultados más efectivos. Para implementarlo se requiere el uso de un software de inventarios en el que se incluya toda la información para consultarla en tiempo real, con lo que se puede conocer cuánto se ha vendido, ganado, el valor final del inventario; todo con exactitud y precisión.
En Cimatic contamos con el sistema de control de inventarios que necesita tu empresa para conocer el estado del stock en cualquier momento.
Métodos de control de inventarios
Método ABC
El método ABC, también conocido como análisis ABC clasifica las existencias de las mercancías con base en su importancia, volumen y precio. Con estos criterios se determina la cantidad de productos que se lanzarán al mercado, así como los costes de transporte, almacenamiento y rendimiento de las existencias.
Las categorías son:
Clase A. Representan el 20% del inventario, son artículos caros y de alta gama, con controles estrictos y con frecuencia de ventas moderada.
Clase B. Representan el 40% del inventario, son artículos de precio, prioridad, existencias y volumen de ventas medio.
Clase C. Conforman el resto del inventario al ser los artículos de más bajo valor y coste de inventario. Sin embargo, son los que tienen un mayor volumen de ventas.
Cabe aclarar que los porcentajes son estimaciones ya que no siempre corresponden a lo que se tiene en el almacén, pero es un método que permite identificar los productos con mayor impacto financiero.
Método PEPS/FIFO
El método de primeras entradas, primeras salidas, también conocido como PEPS o FIFO (siglas en inglés de first in, first out), prioriza las existencias más antiguas para su envío, de modo que se garanticen productos frescos al cliente. Se utiliza en mercancías perecederas, que requieren una rotación constante.
Método UEPS/LIFO
El método de últimas entradas, primeras salidas, conocido como UEPS o LIFO (last in, first out), consiste en distribuir los lotes más recientes, es decir, los últimos en ingresar. Es el más utilizado en empresas con inventario de mediano a pequeño.
Método EOQ
Cantidad económica de pedido es un método en el que se busca el monto de pedido que permita reducir los gastos de inventario. Se usa en almacenes donde la demanda es constante y los pedidos llegan en cuanto se agota el inventario, de modo que se mantenga el mismo nivel de stock.
Conteo cíclico
Es un método en el que se realiza un conteo periódico. Se puede complementar con el método ABC ya que en cada clase se asigna una frecuencia de conteo diferente. Al implementarlo se puede tener exactitud en el control del inventario, encontrando inconsistencias de forma oportuna.
Método del precio ponderado
Es un método basado en un promedio, no en los precios más bajos. Su fórmula consiste en multiplicar cada precio por el número de unidades que se tienen al mismo precio. Posteriormente, el resultado se suma y divide entre la suma del total de unidades. Esto debe realizarse en cada lote.
Stock de seguridad
Es un método en el que se busca tener bienes o productos a la mano, de forma preventiva para anticiparse a la volatilidad del mercado. Su función es actuar como red de seguridad para evitar que la demanda supere la cantidad que se tiene en el almacén, además de cubrir en caso de retrasos, daños a la mercancía e incertidumbre en el suministro.
Seguimiento de lotes
El seguimiento de los lotes consiste en organizar los productos del stock para agruparlos con base en la fecha de producción y materias primas de fabricación, de modo que se pueda tener control del lugar donde proceden, hacia dónde se dirigen y la fecha en la que pueden caducar.
Método JIT
Just in Time, JIT o justo a tiempo, es una metodología que busca tener solo la cantidad necesaria de productos, en el momento y lugar correctos para eliminar desperdicios o elementos que no aporten valor a la cadena de suministro.
Importancia del control de inventarios
Las empresas, sin importar su tamaño, necesitan herramientas para el control de su inventario con el fin de evitar pérdidas por errores con el conteo manual, por robos o ubicaciones erróneas de la mercancía. Al contar con un sistema de control de inventarios, las empresas pueden incrementar su rentabilidad al tener una mejor gestión.
¿Cómo implementar un sistema de inventarios?
Una vez que las empresas optan por optimizar la gestión de su almacén con un sistema de control de inventarios, es importante que conozcan los pasos a seguir para una implementación exitosa:
- Organizar la información de los inventarios para tener una visión real de la situación de los inventarios y optimizarlos.
- Clasificar el inventario con categorías para organizarlo y rastrear las existencias de forma ágil, escalable y de acuerdo con las necesidades de la empresa. Por ejemplo, pueden clasificarse como productos temporales, de alta rotación, sobre pedido, entre otros.
- Establecer la frecuencia de revisión del inventario para estar al tanto de las mercancías. Aquí se puede elegir el tipo de inventario perpetuo o periódico, o bien, se pueden considerar las fechas de inventario con base en el tiempo de entrega de los proveedores.
- Cálculo de mínimos y máximos en el stock. Es decir, el nivel mínimo y el máximo de productos que se puede tener en el almacén con base en los días de venta, las temporalidades y su vida útil.
Contar con un sistema de gestión de almacenes WMS es asegurarse de tener una herramienta para automatizar procesos, contar con información actualizada en el momento oportuno, anticiparse a las demandas e incrementar la rentabilidad del inventario.
Si estás buscando el mejor sistema de inventarios para tu empresa, acércate a Cimatic. Somos Infor partner y te ayudaremos a implementar la solución más adecuada a los requerimientos de tu negocio y a los de tus clientes.
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