En los últimos años, la comunicación empresarial ha cambiado significativamente, convirtiéndose en algo más dinámico y colaborativo, con un entorno laboral más amplio. A esta evolución la acompañan las soluciones tecnológicas como el cloud computing, que permite el acceso remoto a usuarios para el almacenamiento de archivos, procesamiento de datos y acceso remoto a softwares.
Hoy en el blog de Cimatic nos enfocaremos en el ERP en la nube y te contaremos qué es esta solución, sus características y las ventajas de su implementación.
¿Qué es un ERP en la nube?
ERP son las siglas de planificación de recursos empresariales (Enterprise Resource Planning), un programa informático desarrollado para ayudar a gestionar y automatizar procesos empresariales “de punta a punta”, integrando las áreas desde finanzas hasta ventas y facturación.
Anteriormente, el ERP consistía en un modelo de software on premise, que requiere instalaciones en los servidores y las computadoras de los empleados. Sin embargo, el sistema ERP ha evolucionado gracias al cloud computing para un manejo virtual de la información, dando lugar al ERP en la nube, que es el mismo software de planificación, pero que se entrega a través de internet.
Con el ERP en la nube, los módulos, aplicaciones, bases de datos y toda la información se aloja en servidores privados del software y es mantenida por las empresas proveedoras, basándose en el modelo de “software-as-a-service“, o SaaS. El acceso al programa requiere un usuario y contraseña, sin descargar programas adicionales para visualizar los datos, generar flujos de trabajo, asignar trabajos colaborativos, generar informes, entre otras labores que forman parte del día a día de las empresas.
El cliente que implementa el software no es dueño del programa, sino que lo alquila mediante una suscripción anual o mensual, sin los costos enormes de la adquisición de una licencia. Esto implica que el mantenimiento, la licencia, actualizaciones, el mantenimiento de la aplicación y la seguridad quedan en manos de la empresa proveedora, ahorrando costos en especialistas en sistemas.
Ventajas del ERP en la nube
Si estás considerando implementar un sistema ERP en la nube, debes conocer todos los beneficios que recibirás:
Rapidez en la implementación
Implementar un ERP en la nube no requiere modificar los sistemas desarrollados por la empresa. Únicamente se adquiere el software, se migra la información y se definen flujos de trabajo, lo cual por sí solo requiere una gran cantidad de trabajo, el cual se realiza de la mano del consultor o asesor de la empresa proveedora.
Accesibilidad desde cualquier lugar
El modelo SaaS conlleva la conectividad y trabajo vía remota. Es decir, los empleados que utilizan la plataforma pueden acceder desde cualquier lugar, en cualquier momento, ya sea los administrativos o auxiliares que trabajan desde casa, o bien, los encargados de otras sucursales y puntos de venta.
Seguridad y confidencialidad
Muchas personas tienen el temor de que la tecnología cloud sea fácil de hackear, o que los datos sean visibles al estar alojados en servidores externos a la empresa. Sin embargo, los ERP en la nube utilizan sistemas de encriptación muy avanzados, que ofrecen protección de alto nivel, de modo que si alguien llegara a interceptar la información únicamente verá datos ilegibles.
Únicamente los usuarios con acceso al software pueden entrar a la plataforma, y se pueden determinar permisos para que solo dispongan de la información que requieren para trabajar.
Actualizaciones en tiempo real
Otro de los beneficios de la tecnología cloud aplicados al ERP es que los datos se actualizan en tiempo real, lo que permite que los empleados trabajen con información reciente. Sin embargo, los datos se guardan en historial de versiones, por lo que pueden recuperarse si son borrados accidentalmente.
Disminución de costes
Si bien la implementación de un ERP conlleva una inversión en la plataforma, solo se deben pagar los permisos y la mensualidad o anualidad de su uso. En comparación, un ERP on premise requiere el pago por mantenimiento, licencias, actualizaciones, copias de seguridad, entre otros costos.
A la parte del ahorro se debe añadir gastos como papel, insumos de impresión, archivadores, servidores, entre otros que ya no serán necesarios al favorecer los procesos digitales.
Escalabilidad
En general, el ERP en la nube se puede configurar para que cierta cantidad de usuarios tenga acceso a ciertos módulos o funcionalidades del software. Sin embargo, el ERP crece de la mano con la empresa, por lo que permite añadir más usuarios y funcionalidades para adaptarse a los requerimientos de la empresa.
Mayor productividad
Los usuarios pueden acceder a la información desde cualquier lugar: estados de cuenta, documentos, inventarios, entre otros, sin perder tiempo buscándolos o capturándolos de forma manual. Además, la plataforma favorece el trabajo colaborativo para que cumplan su trabajo de forma óptima, permite automatizar tareas repetitivas y programar notificaciones
Trabajo sin conexión a internet
El temor de las empresas al contar con la tecnología cloud radica en la dependencia a la conexión a internet. Sin embargo, algunos programas permiten trabajar sin conexión y se sincronizan al recuperarse la señal.
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