S&OP (Sales and Operation Planning), o planeación de ventas y operaciones, es un proceso integral de gestión utilizado en la administración de empresas para mejorar la comunicación entre todas las áreas y así lograr los objetivos planteados.
Este concepto surgió durante los años 80 cuando las grandes compañías detectaron que uno de los principales problemas en su organización era la falta de comunicación entre su departamento de ventas, marketing, diseño, operaciones y finanzas, lo que afectaba procesos, estrategias y el cumplimiento de objetivos, incrementando sus costos.
Funciona como un plan que involucra a todas las áreas implicadas, integra la estrategia de marketing, la toma de decisiones, alinea la demanda con el suministro y coordina los planes comerciales, operativos y financieros con la estrategia de negocio.
¿POR QUÉ ES IMPORTANTE LA PLANEACIÓN DE VENTAS Y OPERACIONES?
La implementación del S&OP permite alinear los objetivos de más alto nivel de la empresa con el día a día de las operaciones para ejecutar la estrategia que asegure tener metas consistentes en el corto y mediano plazo que atiendan las prioridades marcadas por la planeación estratégica.
Este proceso es una herramienta muy útil para garantizar la eficiencia operacional de la empresa. Implica la gestión de negocios, la introducción de nuevos productos, la previsión de nuevas demandas, retos del mercado, proveedores y la evaluación de la capacidad de producción, almacenamiento y transporte para atender el volumen de la demanda.
¿CÓMO FUNCIONA LA PLANEACIÓN DE VENTAS Y OPERACIONES?
Para asegurar que el S&OP sea efectivo hay que empezar con la planificación de ventas y operaciones, es decir, que la oferta esté en equilibrio con la demanda. El plan, a veces conocido como plan agregado, es una declaración de las tasas de producción, niveles de mano de obra y existencias en inventario de una compañía o departamento, que concuerdan con los pronósticos de la demanda y las restricciones de capacidad.
La planeación de ventas y operaciones es táctica, progresiva y gradual, por lo que está proyectada para abarcar varios periodos en el futuro. La demanda es irregular a través del tiempo por lo que se requiere algo más que buenos pronósticos.
La planeación de ventas requiere la participación de varias funciones de la empresa: marketing proporciona información sobre la demanda y las necesidades de los clientes y contabilidad aporta datos sobre costos y la situación financiera de la compañía.
La planeación de operaciones se ejecuta una vez analizado la planeación de ventas. Aunque está enfocado en mejorar la gestión en las áreas de una empresa, no debe de dejar de enfocarse en el valor de los clientes y la manera en que estos se acercan al producto para ser efectivo.
BENEFICIOS DE LA PLANEACIÓN DE VENTAS Y OPERACIONES
La implementación de la planeación de ventas y operaciones mantiene a las áreas comunicadas con la finalidad de garantizar la toma de decisiones estratégicas y planificadas.
Tiene beneficios cualitativos y cuantitativos:
- Mejora la comunicación horizontal entre los departamentos de la empresa.
- Sincronización de flujos a través de procesos.
- Reduce los costos operativos al disminuir el exceso de inventarios, los retrasos en la producción y gastos innecesarios.
- Controla mejor el inventario, reduciendo la cancelación de ventas a causa de insuficiencia de productos en puntos de venta o almacenes.
- Aumento de rentabilidad, evitando exceso de existencias.
- Detección y previsión de problemas a través de situaciones hipotéticas.
- Mejor control de desempeño y resultado de nuevos productos.
- Lanzamiento de promociones como parte de una estrategia global.
- Aumento del nivel de servicios prestados al mercado y de la satisfacción del cliente y consumidor.
¿CÓMO SE HACE LA PLANEACIÓN DE VENTAS Y OPERACIONES?
Adoptar un S&OP permite lograr el balance ideal entre la demanda y el suministro puesto que permite que todos los departamentos actúen bajo un mismo escenario con estrategias comunes y procesos aislados. Para ejecutar de manera eficiente la planeación se requiere llegar a un consenso sobre los planes de demanda y producción mediante cinco etapas:
RECOPILACIÓN DE DATOS
El objetivo principal es proveer de información relacionada con el o los productos que pueden implicar cambios sobre datos anteriores como históricos de venta, modelos estadísticos, visión de venta y del consumidor y/o la visión del negocio. Se realiza una revisión que incluye lanzamientos, mejoras, reposicionamiento y/o descontinuación de productos existentes, así como de nuevas actividades que puedan afectar la demanda, suministros o resultados financieros. Con la recopilación de datos se obtiene un plan actualizado y acordado para el lanzamiento de nuevos productos e iniciativas de apoyo, lo recursos necesarios para su implementación, lista de asuntos críticos, premisas, factores, riesgos, recomendaciones y decisiones tomadas por el equipo.
PREVISIÓN DE DEMANDA
Usualmente, ventas y mercadotecnia generan una visión comercial de lo que se espera sea la demanda. Mediante un consenso revisan, ajustan y formalizan el plan, es decir, lo que la empresa desea vender y entregar en un periodo determinado con acciones que impacten dicha demanda. También se revisan las variaciones entre la demanda real y las previsiones calculadas (fiabilidad de la demanda prevista). En esta etapa los actores principales son los responsables regionales de ventas, director comercial y el coordinador del S&OP.
PREVISIÓN DE SUMINISTROS
En este punto es necesario identificar restricciones potenciales en la satisfacción de la demanda planeada. Las áreas de planeación operativa revisan si la empresa podrá cumplir con la demanda prevista en función de sus capacidades y recursos, de acuerdo a sus límites.
En este momento se debe verificar si es necesario comprar insumos fuera de los plazos normales de entrega, si se realizarán horas extra o contratar mano de obra adicional. Los niveles de inventario se diseñan de acuerdo con las políticas de stock de la empresa. La empresa debe proyectar todos los escenarios posibles con planes alternativos de suministro para atender la demanda, explorando impactos financieros, operacionales y riesgos. En esta etapa los actores principales son los responsables de logística, director de operaciones y el coordinador del S&OP.
CRUCE DE INFORMACIÓN
Tiene como objetivo resolver el desbalance entre los planes de la demanda, el suministro, los riesgos y oportunidades resultantes en las etapas anteriores. Esta etapa incluye la planificación de escenarios financieros que deben ser siempre comparados con los objetivos estratégicos de la empresa y sus metas globales.
Gracias a las etapas anteriores en el cruce de información permiten:
- Revisar completamente las tendencias del desempeño del negocio, garantizando que nada queda fuera.
- Revisar los problemas previstos y definir cuáles están al alcance de la empresa.
- Desarrollar una agenda para que se tomen las acciones necesarias y orientar en los asuntos críticos. En esta etapa los actores principales son el director comercial, director de operaciones, director de finanzas y el coordinador del S&OP.
IMPLEMENTACIÓN
Se realiza un resumen ejecutivo para tomar decisiones tácticas que garanticen la armonía entre el plan estratégico y plan de negocios. La tarea consiste en:
- Revisar si el plan cumple el objetivo previsto.
- Tomar decisiones financieras importantes.
- Analizar posibles alternativas en caso de no alcanzar los objetivos previstos.
- Evaluar riesgos y oportunidades.
- Validar el S&OP.
Una vez que se aprueba el plan, es comunicado formalmente a toda la empresa para que sea una guía y así, cada área se prepare para actuar frente a las nuevas prioridades. Aunque dentro de las empresas, cada área, regularmente actúa bajo sus propios planes, controla su propia información y determina sus propias acciones, debe existir un proyecto que unifique los planes de las principales áreas involucradas. Ahí reside la importancia de implementar la planeación de ventas y operaciones.
El S&OP es un proceso que involucra a todas las áreas de la operación de una compañía y que al ser bien implementado permite un funcionamiento más ágil, fluido y garantiza ingresos, rentabilidad, flujo de efectivo y satisfacción a los clientes.
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