Las empresas que buscan tener un crecimiento significativo y destacar entre sus competidores deben considerar la implementación de soluciones tecnológicas como un ERP que permita la centralización de datos. En publicaciones anteriores, habíamos mencionado el tema de centralizar información en un ERP y en esta ocasión queremos profundizar en el tema para que conozcas la importancia de la centralización de datos y la forma en que puede ayudar a las empresas.
¿Qué pasa cuando una empresa no centraliza su información?
Día a día se genera una gran cantidad de información en las empresas, especialmente en aquellas que se encuentran en constante crecimiento. Reportes, flujos de trabajo, procesos, solicitudes de los clientes, entre otros que pueden llegar a ser abrumadores al no contar con un sistema para gestionar estos datos.
Por otro lado, los procesos y flujos de trabajo requieren el manejo de información para tener datos de los clientes, las ventas, la cantidad de productos en stock, entre otros. Por ello, con frecuencia, los departamentos empresariales generan sus propias bases de datos, conocidas también como silos de datos, los cuales pueden llegar a ser problemáticas al no coincidir con la información que tienen otros departamentos.
Además, al momento de generar informes, el cruce de información puede resultar problemático por la cantidad de tiempo a invertir para dar sentido y unificar los datos en un solo documento.
¿Qué significa centralizar información en un ERP?
Los sistemas de planificación de recursos empresariales, ERP, son herramientas que permiten centralizar la información de la empresa en una sola plataforma. Esto significa dejar de usar y generar silos de datos y capturar toda la información en los módulos o funcionalidades del ERP.
Al utilizar un sistema ERP, los empleados pueden acceder a la plataforma con su usuario y contraseña y tener acceso a la información tanto de su departamento como de otros que sean relevantes para su puesto de trabajo o actividad.
Por otro lado, los sistemas ERP suelen alojarse en servidores en la nube, lo que permite que se actualice la información en tiempo real. Esta característica brinda agilidad en la gestión al garantizar la sincronización automática de los datos.
Ventajas de la centralización de datos
En general, son muchas las ventajas de los sistemas de información en las empresas. Por sí sola, la centralización es un beneficio ya que se caracteriza por:
Evitar información innecesaria, redundante o duplicada
Como mencionamos, cada departamento recopila y maneja información propia de sus actividades. Incluso, en ocasiones se utilizan sistemas empresariales diferentes y específicos para sus labores, como un software de contabilidad, uno de facturación o uno para optimizar las relaciones con los clientes.
Al centralizar la información, se integran todos los datos para concentrarlos en un solo lugar, evitando que se dupliquen los datos, se genere información errónea o que los empleados tengan información incompleta o desactualizada.
Toma de decisiones más eficiente
Contar con la información centralizada, actualizada y correcta permite a los empleados tomar decisiones inteligentes, en tiempo real, generando informes rápidamente para respaldarlas o solucionar problemas.
Mejor visibilidad de los procesos internos
Centralizar la información permite acceder a la información de los diferentes departamentos de forma rápida y eficaz. Con esto, los tomadores de decisiones pueden tener acceso a datos como el abastecimiento, la producción, la productividad, entre otras para tener información completa del estado de la empresa.
Automatización de procesos y tareas clave
Centralizar información en un ERP es la base de la automatización. Contar con información de las tareas repetitivas, cotidianas y redundantes permite generar flujos de trabajo automatizados, que resten carga administrativa a los empleados, como generación de informes, envío de alertas y notificaciones por correo electrónico, captura de datos, entre otros que tienen un impacto positivo en la productividad.
Reducción de errores
Contar con información actualizada y correcta brinda consistencia a los datos para evitar errores de captura, de procesos o de pedidos. Esto, en conjunto, ayuda a incrementar la satisfacción de los clientes y la productividad de los colaboradores.
Seguridad en los datos
La implementación de un ERP, además de permitir la centralización de datos en una sola plataforma, también permite contar con medidas de seguridad para proteger la información confidencial, blindar los datos contra intentos de hackeo y realizar copias de seguridad automáticas para recuperar la información en caso de que se pierda o de que se realicen cambios no deseados.
Encuentra el ERP que necesitas en Cimatic
Implementar un sistema empresarial adecuado a tu empresa te permitirá acceder a funcionalidades específicas para optimizar los procesos, flujos de trabajo, ahorrar costos y aumentar la rentabilidad. En Cimatic somos Infor Partner y con nosotros encontrarás soluciones por industria o por departamento para que alcances los objetivos de tu empresa.
Ofrecemos soluciones en automatización de procesos industriales, planeación y control de la producción, software mrp, software plm y más.
