¿Has escuchado el término e–Procurement y te gustaría saber si puedes implementarlo en tu empresa? Hoy en el blog de Cimatic te contaremos en qué consiste, las implicaciones que tiene en las empresas y los beneficios de su implementación. ¡Comencemos!
¿Qué es e-Procurement?
E-Procurement es un concepto que hace alusión a la contratación electrónica y la automatización de los procesos involucrados con las operaciones de compra de productos y servicios entre los clientes y sus proveedores. Desde los pedidos, la recepción, el suministro, la facturación, entre otros.
Este concepto aplica tanto en las relaciones de trabajo entre empresas (B2B), entre las empresas y sus clientes (B2C), incluso entre empresas y gobierno (B2G). En general, su uso más común es en las comunicaciones electrónicas y los procesos transaccionales para la administración pública.
Cuando se trata de la administración pública, el uso de e–Procurement abarca la gestión electrónica de los procesos comerciales entre los proveedores y los administradores del sector gubernamental.
Implicaciones del e–Procurement
Implementar soluciones de e–Procurement implica dar un salto hacia la transformación digital. En primera instancia, se requieren soluciones EDI (Electronic Data Interchange o intercambio electrónico de información), en especial para el ámbito de la administración pública.
La comunicación que se establece a través de las soluciones EDI es segura, confiable y ayuda al buen funcionamiento de las operaciones comerciales ya que permite el intercambio de archivos. Esto es fundamental para las empresas que tienen acuerdos con clientes en otras ciudades o países.
Beneficios de la implementación de e-Procurement
Automatización de procesos y eliminación de papel
Los sistemas de e-Procurement permiten la automatización de procesos y gestiones, así como la digitalización de la información y el intercambio de datos. Gracias a esto, las empresas pueden eliminar el uso de papel, lo que conlleva ahorros en la adquisición de insumos.
Transparencia de la información
Este beneficio es especialmente importante para la administración pública. La implementación de e-Procurement permite hacer más transparente la información para que todos los usuarios tengan acceso a ella. Esto no solo beneficia a los miembros de las empresas, sino a los clientes, quienes también pueden tener acceso a la información.
Agilidad en la cadena de suministro
Con el e-Procurement, los trámites relacionados con la cadena de suministro se agilizan significativamente. Además, disminuyen los riesgos de errores ya que la intervención humana se minimiza y se dejan las labores repetitivas a los algoritmos.
Mayor eficiencia
Al automatizar procesos repetitivos aumenta la productividad, los empleados pueden dedicar más tiempo a tareas estratégicas y que aportan valor a las empresas.
Mejor gestión de la cobranza
Dentro de los beneficios de la automatización se encuentra la posibilidad de generar alertas para dar seguimiento a los casos de retraso en pagos, de modo que se envíen correos electrónicos o mensajes de texto de recordatorio.
Cumplimiento fiscal y tributario
Todas las herramientas del e-Procurement permiten recopilar toda la información necesaria para llevar a cabo la contabilidad, almacenar facturas electrónicas y cumplir con las obligaciones fiscales y tributarias.
Automatización de los ciclos de compra
Las soluciones de e-Procurement permiten automatizar todo el ciclo de compras y aprovisionamiento, desde las solicitudes de insumos, los pedidos, pagos, hasta el seguimiento en tiempo real.
Seguridad en la comunicación
Si bien el intercambio de información y la comunicación se centralizan en una plataforma online y mantienen el registro de todas las interacciones con clientes y proveedores, se trata de una tecnología más segura, cifrada y que permite que los procesos sean auditables y rastreables.
Además, procesos como el envío y aprobación de cotizaciones es más eficiente con una solución de e-Procurement porque se agilizan los procesos y se reducen los pasos a seguir, en comparación con otras herramientas tecnológicas como el correo electrónico.
Decisiones estratégicas
Con todas las soluciones que un e-Procurement brinda, las empresas pueden tomar mejores decisiones estratégicas, que les permita incrementar la rentabilidad en las operaciones.
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