Software para inventarios. Tecnología especializada

Pequeñas, medianas y grandes empresas se cuestionan si adquirir un software para inventarios es una buena inversión y algunas otras, aún desconocen este tipo de tecnología. Por ello, es momento de hablar acerca de la importancia que tiene este elemento y cómo un sistema especializado puede traer múltiples beneficios.

¿Qué es un software para inventarios?

Para poder definir este concepto, primero vamos a dar un breve repaso a la historia que antecede a lo que hoy conocemos como software para inventarios. Durante la Segunda Guerra Mundial el frente estadounidense empleó programas especializados para controlar la logística de sus unidades con fines bélicos y estos fueron los primeros sistemas empleados para la planificación de inventario y material.

A finales de la década de los 50, esta tecnología fue una efectiva solución en las trincheras del ejército para encontrar espacio en los sectores productivos, especialmente en Estados Unidos. Las empresas que implementaron estos softwares descubrieron sus diversas funcionalidades desde el control del inventario hasta la gestión de la nómina.

Con el paso del tiempo, la evolución tecnológica y el propio perfeccionamiento de estos sistemas, impulsó su crecimiento y cada vez más empresas los integraban en su forma de trabajo al conocer la cantidad de datos que pueden procesar, aplicando beneficios en la gestión de inventarios.

Gracias a todos los avances, hoy podemos definir a un software para inventarios como el conjunto de herramientas diseñadas para brindar un íntegro soporte en el seguimiento de los activos y recursos que posee una empresa. Es decir, ayuda a tener una óptima gestión y control del inventario, lo que implica diversas áreas y procesos internos.

Funcionalidades de un software para inventarios

En la actualidad, pequeñas, medianas y grandes empresas cuentan con un inventario, el cual es un instrumento clave dentro de todas sus actividades, pero en función del control y el manejo que tengan de él serán los resultados. Por lo tanto, para llevar a cabo una adecuada y sencilla logística de las mercancías es posible usar una tecnología específica.

Un software para inventarios tiene como principal objetivo el llevar una exhaustiva contabilización de los productos de una empresa y al mismo tiempo, contempla las múltiples áreas de estos, ya sea en almacenes, bodegas o puntos de venta. Tiene una amplia visión y control sobre las entradas y salidas.

Como su nombre lo indica, este sistema se concentra en los productos y recursos de la empresa y por ello, parte de sus funcionalidades se relacionan estrechamente con la compra, venta y movimientos que se llevan a cabo dentro del almacén. Por lo tanto, ofrece una vasta información sobre las cantidades de mercancías existentes.

Como parte de sus procesos integra el registro de ventas y compras y al mismo tiempo, ayuda a detallar cuando llega nueva mercancía al proveedor, se realiza un movimiento de ingreso o los niveles de inventario se elevan. Sin duda, es una herramienta poderosa que ayuda a tener conocimiento sobre las pérdidas, extravíos y mermas.

Beneficios de un software para inventarios basado en la nube

Cuando hablamos de un software para inventarios basado en la nube nos referimos a la plataforma que permite mantener una óptima gestión y un adecuado control del inventario desde cualquier dispositivo. Es decir, no se limita a una instalación local; cualquier usuario con acceso puede tener una visión completa del almacén. Además de lo anterior, este sistema brinda múltiples beneficios más:

  • El principal beneficio para cualquier empresa que cuenta con esta tecnología es el nivel de control que logra sobre los productos, lo que le permite organizar con anticipación las fechas de resurtido.
  • Se genera un ahorro económico al evitar las pérdidas, de tal manera que dentro del almacén se encuentran las cantidades necesarias de cada producto y no se tienen productos con riesgo a caducar o que duran años, ambos casos afectan el flujo del capital al retener la inversión y al no haber venta.
  • Cuando tiene la modalidad de poder ser manejado desde la nube, ofrece una mayor integración de los usuarios desde cualquier punto donde se encuentre, lo cual nos habla de información siempre actualizada en tiempo real y con disponibilidad para todo aquel usuario que esté autorizado a conocerla.
  • Un punto a destacar es que favorece la comunicación entre las áreas empresariales, creando un ritmo de trabajo más efectivo y productivo. De esta manera, los empleados reciben la información precisa y actualizada en tiempo real y esto brinda seguridad al tener un registro de los movimientos de los productos.
  • Como parte de sus beneficios impactan al cliente final, ya que es posible informarle si hay disponibilidad del producto que desea adquirir y esto le genera una buena experiencia con la marca al tener una respuesta pronta y confiable. La empresa establece una relación cercana y adquiere facilidad en entregas de pedidos.

Mantener un inventario adecuado es de suma importancia para el óptimo funcionamiento y desarrollo de cualquier empresa, dado que es un elemento que conecta partes esenciales de la comercialización. Es decir, tiene relación con proveedores, propiamente con la empresa de manera interna y con los clientes finales.

Por ello, es primordial establecer estrategias de gestión y control que permitan tener en todo momento un almacén actualizado y productivo para satisfacer las necesidades del mercado y para ello un software para inventarios es el sistema integrado que se adapta a las necesidades de cada empresa y le brinda un mayor aprovechamiento de los productos y recursos, generando un impacto comercial y económico.

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