¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización de procesos es la implementación de tecnología para ejecutar tareas o procesos recurrentes en una empresa donde se puede reemplazar el esfuerzo manual a fin de obtener diversos beneficios. 

Se realiza para minimizar los costos, aumentar la eficiencia y optimizar la forma en que opera una empresa sea cual sea su giro. Se puede automatizar una amplia variedad de procesos y actividades comerciales, ya sea total o parcialmente, debido a que algunas requieren la intervención humana dentro del flujo de trabajo.

La automatización de procesos implica un impulso para la eficiencia, al estandarizar las actividades de una empresa, lo que otorga una cantidad importante de ventajas que van desde la mayor productividad, hasta la disminución -incluso a nivel cero- de errores humanos.

¿Por qué automatizar proyectos?

Hay una serie de tareas repetitivas que se realizan en las empresas, que pueden ser mejor manejadas por sistemas automáticos, permitiendo que la fuerza humana de trabajo se concentre en áreas estratégicas, ahorrando tiempo y reduciendo las tasas de error.

Si los pasos en el proceso están bien definidos, sujetos a una interpretación limitada y que las excepciones se comuniquen de manera adecuada, por el sistema de automatización de procesos para que se resuelvan en tiempo y forma. 

Automatizar la cadena de trabajo de las actividades cotidianas también libera a áreas de la empresa que podrán enfilar sus objetivos a labores de más valor para el negocio.

Transformación digital

Por transformación digital se entiende al proceso a través del cual se adoptan tecnologías digitales para el modelo de negocio de una empresa, modificando las formas en que se realizaban las transacciones y las relaciones dentro de la empresa, en busca de actualizar la cultura empresarial y de adaptarse a las exigencias dinámicas de los clientes y del mercado que se encuentra en constante cambio.

La transformación digital va más allá de los roles clásicos de una empresa como servicio al cliente, ventas y marketing,  buscando poner como eje central de la empresa la interacción con los clientes. 

Para comprender la experiencia y necesidades de los clientes, es necesario pasar de las prácticas tradicionales de comercialización a la implementación de tecnologías digitales que arrojen información que sirva como base para el diseño de una estrategia global dentro de la empresa.

Agilizar procesos

Implementar un sistema de automatización de procesos tiene como ventaja inmediata la agilización de todas las tareas y actividades de gestión que, si bien son vitales para el funcionamiento de una empresa, son engorrosas y distraen los esfuerzos de trabajadores, instalaciones y equipo que podrían concentrarse de mejor manera en la atención focalizada a clientes y el crecimiento de la empresa. 

Cuando se automatizan estas tareas, los empleados disponen de mayor cantidad de tiempo para actividades productivas que generan valor agregado a la empresa, centralizando información y procesos con el uso de tecnología y sistemas de software de manera ágil y eficiente.

Obtenga registros de cumplimiento

El entorno cambiante en el que las empresas operan hoy en día, hace que la información detallada sobre el rendimiento y cumplimiento de las metas de planificación sea constante y fluya de manera adecuada, lo que es posible al implementar la automatización de procesos

Es necesario revisar de forma frecuente todos los procesos administrativos, de gestión y productivos que se llevan a cabo en la organización, para ver si hay margen para la mejora.

Estandarizar operaciones

Al implementar una automatización de procesos en una empresa, se fija un estándar de resultados que se mantiene como una constante en las operaciones, lo que posiciona al negocio en la experiencia del cliente al identificarla como de confianza.

La automatización de procesos, hace que cada una de  las actividades se desarrollen bajo un esquema constante, que atiende a órdenes centralizadas, lo que disminuye o desaparece el margen de error, generando un estándar de operación que armoniza el trabajo de toda la empresa.

Incrementar satisfacción de los clientes

La mejor forma de mantenerse en la preferencia de los clientes es seguir cumpliendo sus altas expectativas, manteniendo el estándar de atención al que están acostumbrados y mejorando el nivel de su experiencia en cada interacción que tengan con la empresa. 

Para ello, deben conocerse sus preferencias y necesidades en la serie de puntos de contacto con la que se cuenta en un negocio, toda la información sobre las transacciones puede centralizarse a través de la automatización de procesos, evitando la fuga de información importante para la toma de decisiones dentro de un negocio.

¿Qué procesos pueden automatizarse?

Gran cantidad de procesos pueden automatizarse para mejorar la productividad y brindar valor agregado a una empresa. Sin embargo, para decidir sobre cuáles se aplicará este proceso, es necesario realizar un análisis minucioso que tome en cuenta las siguientes características de las actividades que pueden automatizarse:

  • Tareas que se realizan en gran volumen
  • Necesidad de varias personas para la ejecución de la tarea
  • Tiempo crítico para la ejecución de tareas
  • Impacto de la tarea en otros procesos y sistemas de la empresa
  • Tareas de riguroso cumplimiento y sensibles a auditorías y revisiones

Cuando una tarea cumple con la mayoría de los criterios anteriores, es susceptible a la automatización. Algunos de los procesos que comúnmente requieren automatización son:

  • Notificaciones por correo electrónico
  • Soporte técnico
  • Agregación y migración de datos
  • Copia de seguridad y restauración
  • Seguimiento a expedientes de empleados
  • Procesos del centro de llamadas
  • Órdenes de venta
  • Seguimiento de tiempo y asistencia
  • Nómina de sueldos
  • Facturación

Beneficios de la automatización de procesos

Aumento de productividad

Una serie de actividades que requieren de una repetición constante e inversión de tiempo pueden automatizarse, principalmente cuando se trata de captura de datos, cálculos manuales, seguimiento de solicitudes y seguimiento de ventas, por ejemplo. 

La automatización de este tipo de procesos dentro de una empresa, permite dedicar tiempo de los empleados y esfuerzos para atender tareas que implican el crecimiento, la diversificación y una mayor adquisición de valor para la empresa.

Monitoreo de procesos

Gracias a la automatización de procesos es posible dar un seguimiento puntual y exacto al estado que mantienen cada una de las actividades que se realizan dentro de una empresa, manteniendo el estándar de calidad y de atención al cliente. 

El monitoreo de procesos generado de la automatización crea una cultura de servicio y de calidad. La automatización de procesos permite recopilar información y analizar datos para tomar las decisiones correctas en el momento necesario y mejorar la experiencia de los clientes garantizando su fidelización con la empresa.

Aprovechamiento de los recursos

La automatización de procesos implica el ahorro en tiempo y en esfuerzo de los trabajadores, la centralización de la información también permite monitorear la forma en que se emplean las materias primas, consumibles y demás recursos con los que cuenta una empresa ofreciendo la posibilidad de optimizar el aprovechamiento de estos.

¿Cómo automatizar procesos en una empresa?

En todas las industrias y en las ramas de los negocios, las empresas se están adaptando y se encuentran en expansión cada vez más, gracias al uso de la automatización para administrar varios tipos de procesos. 

El primer paso que debe dar un negocio para la automatización de procesos en una empresa es la identificación de las actividades que se implementarán. Una vez definidas estas tareas, es necesario fijarse objetivos comerciales, además de la forma en que serán medidas las metas y su cumplimiento. 

Será necesario elegir un sistema de software adecuado para el desarrollo del proceso de automatización, CIMATIC cuenta con distintos productos digitales dentro de los cuales puede encontrar la solución que requiere para implementar una adecuada automatización de procesos.

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