¿Qué es gestión de almacenes?

El término gestión de almacenes se refiere a la serie de procesos y actividades para organizar y mantener bajo control el inventario resguardado dentro del almacén o los almacenes de una empresa de cualquier giro, para que todas las actividades que dependen de este manejo se realicen de forma óptima.

Las principales actividades a la que la gestión de almacenes observa son:

  • Orden del almacén y resguardo de inventario.
  • Mantenimiento y disposición del equipo requerido.
  • Gestión de las novedades que llegan al almacén.
  • Manejo de órdenes para su embalaje, recolección o envío.
  • Seguimiento y optimización de los procesos de gestión.

Varios de los puntos que abarca la gestión de almacenes se pueden realizar a través de herramientas de automatización, lo cual brinda múltiples ventajas a las empresas, ya sean minoristas o detallistas, entre ellas, el control total de la cadena de suministro, ahorrando tiempo y reduciendo las posibilidades de error.

Al ser una actividad fundamental para el desempeño de un negocio, se realiza de manera cotidiana y puede convertirse en punto crítico para el manejo de la empresa.

¿Cuál es el objetivo de la gestión de almacenes?

La gestión de almacenes tiene objetivos financieros y operativos.

Uno de sus objetivos es mantener un nivel adecuado de los inventarios, de tal forma que no sea insuficiente, pero que tampoco sea excesivo, ambos extremos pueden generar problemas de distintos tipos, por ejemplo dificultar y retrasar los procesos de entrega de productos, provocando el incumplimiento de los compromisos adquiridos por la empresa con los consumidores.

Para las empresas, los inventarios de existencias representan una gran inversión y un manejo adecuado de estos, permite que se cumplan los objetivos comerciales que se planteen.

Sin embargo, el objetivo principal de la gestión de almacenes es mantener un control total sobre los inventarios, para optimizar la comercialización de los productos que genera una empresa, evitando las pérdidas.

¿Cómo mejorar la gestión de almacenes?

  • Mantener limpio el almacén. Puede parecer obvio, sin embargo es un punto a tener en cuenta en el checklist de actividades, la limpieza constante y cotidiana evita el rezago de artículos y pedidos.
  • Conserve el almacén en orden. La organización de un almacén posibilita la eficiencia en la atención a clientes y proveedores, además de reducir los tiempos de búsqueda, evitando actividades innecesarias.
  • Implemente prácticas de inventario ajustadas. Mantener un inventario ajustado quiere decir que en el almacén sólo se encuentran las existencias necesarias, sin excedentes y sin faltantes, agilizando el manejo de los materiales.
  • Procure la seguridad en todo momento. Un almacén seguro es un almacén eficiente y propicia el óptimo desempeño de todas las actividades.

Diseño del almacén

El diseño de un almacén debe atender los procesos que ahí se llevan a cabo para organizar el espacio de tal manera que tome en cuenta la lógica de los procesos, permitiendo que se realicen de manera lógica, aumentando la productividad y minimizando tiempos y actividades innecesarias.

Cuando el diseño de distribución y aprovechamiento del espacio de un almacén se encuentra bien ejecutado, proporciona un acceso directo a los productos, reduciendo el tiempo de viaje y aumentando la productividad de la planta.

Recepción

Uno de los puntos críticos en un almacén se trata de la recepción de productos que puede realizarse de manera manual o a través de un sistema de automatización. Una recepción adecuada asegura que los siguientes pasos del manejo de la mercancía se lleven a cabo de manera certera. Por el contrario, una recepción deficiente, puede llegar a detener los procesos de envío y entrega de productos, causando pérdidas a la empresa.

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Movimiento

Un almacén no es sólo una bodega que resguarda mercancías, es un espacio de procesamiento fundamental para la comercialización de los productos de una empresa. Cada uno de los pasos que se realizan con un producto se llama movimiento, la secuencia de movimientos en el almacén, es un proceso que puede ser controlado a través de herramientas tecnológicas para optimizar la gestión del almacén. 

Una gestión de almacenes óptima cuenta con un enfoque sistemático para sus movimientos, pues se puede obtener, rastrear y aprovechar el inventario a medida en que va ingresando, moviéndose dentro del almacén y preparándose para la entrega o el envío. 

Almacenamiento

El almacenamiento es el proceso a través del cual las empresas mantienen en un espacio planificado el inventario de sus productos para poder manejarlo. Se hace en espacios definidos para este fin, que pueden ser desde una pequeña bodega, hasta naves de gran superficie dedicadas al resguardo de mercancías para su procesamiento y posterior entrega o envío para su distribución y comercialización. 

El almacenamiento no es sólo el mantenimiento de los productos en un espacio físico con un acomodo determinados, sino todo el proceso desde la entrada de un producto al almacén, hasta el embalaje y la disposición final al público. Los almacenes cuentan con áreas destinadas a cada parte del proceso, desde la recepción, hasta la recolección o envío de los pedidos. 

Etiquetado del almacén

Para facilitar la identificación de los distintos productos que se encuentran en un almacén, así como para tener datos precisos sobre fechas de elaboración, entrada al almacén, número de lote, pedido y, en general, toda la información necesaria para el procesamiento de los productos dentro de un almacén, se utilizan etiquetas. 

El proceso de etiquetado permite marcar la ubicación de cada bahía de estantes y son cruciales para identificar productos, seleccionarlos y gestionar el inventario. Por lo general, las etiquetas de almacén incluyen un código de barras, además de leyendas y números.

Organización del inventario

La organización del inventario es un proceso dentro de la gestión de almacenes, que facilita el manejo de los artículos que procesa un almacén. Se trata del manejo del espacio físico en el que se encuentra el almacén y de todo lo que sucede dentro de este, brindando a la empresa la seguridad de contar con un control total del inventario, evitando pérdidas y facilitando la disposición de los productos para su entrega, recolección, distribución y comercialización.

Recepción y organización de inventarios

Para agilizar la recepción de inventarios y su posterior organización dentro del almacén, las empresas pueden implementar herramientas tecnológicas que se utilizan para automatizar los procesos y tener actualizada toda la información referente a lo que sucede con los productos almacenados en tiempo real y así, dar seguimiento puntual a cada producto, procesando los pedidos y cumpliendo con los compromisos adquiridos por la empresa con los clientes. 

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