Data Warehouse. Un efectivo soporte de almacenamiento de datos

Hoy en día, las empresas generan gran cantidad de información, lo cual las enfrenta al reto de manejar y analizar de manera correcta cada dato, por lo que la pregunta central es ¿Cómo se pueden organizar y almacenar todos esos datos? La creación de una base empresarial como un data warehouse es la respuesta ideal.

¿Qué es un data warehouse?

Se trata de un concepto relacionado con la informática, ya que el data warehouse (almacén de datos) es una base donde se aloja la información de una empresa que es recolectada por todos los sistemas de esta. Puede ser un elemento físico o lógico que permite la integración, depuración y análisis de datos empresariales. 

Es una arquitectura completa que gracias a sus diversas funcionalidades puede ayudar a mejorar la toma de decisiones, por lo que se le denomina como una herramienta estratégica que, más allá de la captura y consulta, favorece de manera óptima el análisis de datos. Por ello, es parte fundamental del business intelligence.

El término data warehouse fue introducido por Bill Inmon, uno de los primeros personajes de la historia en hablar de este tema, quien además definió el almacén de datos basado las características de este:

Temático

Los datos se organizan por temas, lo que facilita su búsqueda, acceso y entendimiento. Así es posible dar una respuesta rápida a los clientes.

Histórico

Todos los cambios que vive la empresa quedan registrados en el sistema y en los reportes históricos es posible ver las variantes.

Integrado

La información se almacena de manera estructurada, eliminando inconsistencias e integrando todo en una misma base.

No volátil

Los datos que se capturan no se modifican ni eliminan, lo que convierte al data warehouse en un medio de lectura para futuras consultas y decisiones.

¿Para qué sirve un data warehouse?

La principal función de un data warehouse es almacenar información que previamente ha pasado por los filtros necesarios para ser empleada sin confusiones o dificultades, es por esta razón que la función estrechamente relacionada con lo anterior, es la mejora en la toma de decisiones.

Además de esas funciones, esta base informática ayuda a:

  • Aumentar la productividad empresarial.
  • Transformar los datos en conocimiento.
  • Mejorar la relación con clientes y proveedores.
  • Predecir situaciones empresariales bajo los reportes obtenidos.
  • Incentivar la comunicación interna entre las diferentes áreas de la empresa.
  • Favorecer la rápida y efectiva toma de decisiones por área y de manera global.
  • Optimizar el funcionamiento de los demás sistemas y la generación de informes.

¿Cómo funciona un data warehouse?

Un data warehouse es un sistema integrado que procesa los datos que genera una empresa, los cuales se almacenan de acuerdo al tema al que pertenecen bajo un registro histórico que permite conocer y comparar datos del pasado con los actuales, presentando así todas las variables a lo largo del tiempo.

Es una herramienta de lectura que no posibilita la modificación de los datos, de ahí su característica de ser no volátil. Por medio de ella es posible visualizar la información de cada área y la global, lo que mejora notoriamente las decisiones que se orientan en el crecimiento y rentabilidad de la empresa.

Gracias a su estructura de datos, facilita la aplicación de su propio funcionamiento sobre las herramientas estadísticas y de medición para encontrar relaciones que a simple vista no se ven sobre los datos almacenados. Y así también, ayuda a predecir futuras situaciones de acuerdo con la información recabada.

¿Cómo hacer un data warehouse?

Ante la utilidad que han demostrado los data warehouse para obtener información relevante y mejorar la toma de decisiones dentro de una empresa; ahora es posible que cada una pueda tener su propia herramienta estratégica siguiendo una serie de pasos para su creación exitosa:

  1. Conocer los datos de los sistemas actuales para que posteriormente puedan ser migrados a la base.
  2. Identificar las entidades con los nombres y descripciones que poseen para mantener su misma identidad.
  3. Emplear metadatos desde el inicio hasta las fases finales para mantener la misma calidad del soporte.
  4. Seleccionar las herramientas ETL adecuadas, ya que son las que se encargan de extraer los datos de los sistemas de origen.
  5. Çonales de fuentes externas como encuestas o estudios de mercado que se pueden integrar al data warehouse.
  6. Emplear nuevos métodos de distribución de información para facilitar su acceso a los usuarios finales.
  7. Enfocar el uso en las herramientas de marketing, área donde se manejan grandes cantidades de datos para generar más ventas y ofertas del catálogo de productos.

¿Por qué implementar un data warehouse?

La generación de datos es algo que sucede a diario en todas las empresas y muchas veces, la falta de interés o conocimiento en el manejo de estos refleja la situación económica de cada una y es ahí donde entra la importancia de tener un base de datos tan útil como lo es el data warehouse.

Dependiendo del rango que tenga la empresa será la cantidad de datos que genere y cuando esta llega a tener un gran volumen de datos, es casi imposible analizarlos y sacar provecho de todos. Por lo tanto, se requiere de un óptimo plan de gestión de información que ayude a controlar tal hecho.

En épocas anteriores, el instrumento que se empleaba eran las hojas de cálculo y aunque en esos años demostraron cierta efectividad, en la actualidad las necesidades y exigencias son otras. De esta manera, un sistema centralizado como este mejora el manejo de datos, las decisiones y la interacción entre áreas.

¿Qué es una base de datos?

Se le conoce como base de datos al conjunto de datos que están en una misma central, almacenados de manera sistemática para su uso. Anteriormente, las bibliotecas eran consideradas las máximas bases de datos donde se podía hallar todo tipo de textos y documentos de consulta.

En la actualidad, los avances tecnológicos han propiciado el desarrollo de disciplinas como la electrónica y la informática, mismas donde se han creado las bases de datos como un sistema digital que sirve para dar solución a problemas de épocas pasadas respecto al tema del almacenamiento de datos.

Generalmente, una base de datos es controlada por un sistema de gestión de base de datos (DBMS). Es así como a los datos, al DBMS y a las aplicaciones relacionadas con ambos, se les conoce como sistema de base de datos, lo que sencillamente llamamos base de datos.

Las bases de datos se modelan en filas y columnas para crear tablas a las que se pueda tener acceso para gestionar, modificar, controlar, actualizar y organizar de forma sencilla los datos. La captura y la consulta de los mismos es gracias al lenguaje de consulta estructurado que emplean (SQL).

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Diferencia entre base de datos vs data warehouse

Las diferencias entre una base de datos y un data warehouse radican en la complejidad y el volumen de datos, en medida de que ambos se incrementen las bases pasan a segundo plano y las funcionalidad del data se destacan:

Tipo de procesamiento

El data warehouse está diseñado para implementar funcionamientos agilizados, en especial en el rápido procesamiento y análisis de datos. A diferencia de las bases que se enfocan en la edición y gestión de los registros, este tipo de sistemas permiten fácilmente el acceso, la consulta y la valoración de los datos para tomar decisiones pertinentes.

Estructura

Una base de datos está estructurada en filas y columnas, es decir, son tablas donde se lleva el registro de las actividades y las transacciones. Y a pesar de tener todo organizado, es necesario conocer la ubicación exacta de cada dato para consultarlo de manera rápida.

El data warehouse se apoya de las bases de datos para extraer toda la información que procesa y que además, transforma en una central de datos para llevar de forma controlada e integrada cada uno de los registros para que logren acceder los usuarios en cualquier momento que se requiera.