Consejos para adoptar exitosamente un nuevo sistema

En el mundo empresarial actual, manejar grandes cantidades de información es más sencillo con la implementación de sistemas que permitan la centralización única de datos, para acceder en cualquier lugar y momento, pero sobre todo, mantener un adecuado nivel de productividad y competitividad. Por tal razón, en este artículo te hacemos mención de cómo puedes adoptar un nuevo sistema de forma exitosa dentro de tu negocio.

Dar a conocer los beneficios que el equipo obtendrá al usar el nuevo sistema

En la implementación de sistemas debe estar involucrado todo el personal, ya que, implica un fuerte cambio no sólo por la llegada de la nueva herramienta, sino porque esta exige un nivel de integración e interacción diferente del que ya se estaba acostumbrado.

Informar a toda la organización de los beneficios que se obtendrán, ayudará en gran medida a reducir la resistencia al cambio, la cual en muchos casos es uno de los mayores obstáculos cuando se decide una nueva implementación de sistemas, pues algunos empleados se niegan a dejar sus antiguas formas de trabajo por desconocer el sistema o por miedo de que sus funciones puedan ser sustituidas con este nuevo sistema.

Introducir el cambio gradualmente

Un factor que permitirá la ejecución controlada de la implementación de sistemas, será con la realización de las pruebas necesarias empezando por la configuración de los parámetros que se utilizaran.

Se deben limpiar los datos existentes para hacer la migración al nuevo sistema, completar las actualizaciones requeridas y verificar que estén las funcionalidades necesarias y que sean capaces de dar las respuestas en tiempo y forma.

Es de gran importancia que los encargados de las respectivas áreas participen activamente en la revisión y validación de cada proceso así como de las diferentes funcionalidades de la herramienta y de la información que se obtiene. También que confirmen que todos los procesos y requerimientos clave de la operación del día a día estén completamente validados y cerrados para evitar inconvenientes en la liberación total del proyecto.

Predicar con el ejemplo

El hecho de que los líderes, jefes y directivos de una empresa no comiencen a utilizar la nueva herramienta es de las principales razones por las que se conduce al fracaso en la implementación de sistemas.

Para motivar a los empleados y vean la importancia de utilizarlo, se debe empezar dando el ejemplo y ejercer el liderazgo pertinente, así ya no habrá pretextos para la ejecución. Sabemos que cualquier cambio en las herramientas que los colaboradores utilizan diariamente implica cierto nivel de resistencia, pero ayudarles a comprender y adoptar el nuevo software puede gestionarse como cualquier otro proyecto de su organización.

Establecer fechas límites para su uso

Es fundamental que se tenga conocimiento de los avances con base en el plan de seguimiento que se estableció en un principio, donde se reflejen los objetivos cumplidos y las mejoras que se pueden realizar. Ya que todo esté listo, el equipo puede hacer uso por completo de la solución, siempre guiado por quienes encabezan la implementación de sistemas.

Es importante que se calendarizen fechas razonables para poner en marcha el software y no dejar de lado el seguimiento y el soporte que de vez en cuando se va a requerir.

Aunque adoptar un nuevo sistema representa retos y cambios en la organización, tenga en cuenta que es un factor de gran relevancia que va a demandar tiempo, esfuerzo y la participación de todas las áreas que forman la empresa. No obstante, si existe un compromiso mutuo tanto del proveedor como de su negocio, obtendrá resultados exitosos en la integración de sus operaciones.

Contáctanos







    Lo más leido