El concepto de Business Intelligence o BI es muy amplio: combina la minería de datos, análisis de negocios, herramientas e infraestructura de información para tomar decisiones basadas en datos. Tener una visión integral de la información de la empresa es clave para eliminar los procesos ineficientes y cuellos de botella, además de adaptarse al cambio y tomar estrategias para incrementar la rentabilidad.
Hoy en el blog de Cimatic te contaremos las claves para la implementación de Business Intelligence en tu empresa, pero antes te diremos qué es y cómo funciona.
¿Qué es y cómo funciona la Business Intelligence?
Las plataformas de Business Intelligence se basan en almacenes de datos que contienen mucha información de un sistema central, donde se puede acceder para generar informes, tablas, mapas, estadísticas, entre otros contenidos en texto.
Los almacenes de datos incluyen un motor de procesamiento analítico en línea que admiten consultas multidimensionales para facilitar tareas como los cálculos analíticos complejos, o el análisis predictivo de la información.
Si bien el concepto de Business Intelligence surgió en la década de 1960, para 1990 se popularizaron las plataformas de autoservicio, que permitían a las empresas beneficiarse de sus propios análisis e informes basados en datos. Los desarrollos más recientes se enfocan en plataformas en la nube, que han ampliado el alcance de la Business Intelligence para incluir soluciones de big data, procesamiento de datos en tiempo real, automatización de procesos, entre otras.
Lamentablemente, aun con sus beneficios, muchas empresas que han invertido en plataformas tecnológicas no han alcanzado los resultados esperados. Por ello, es importante seguir estas recomendaciones en la implementación de Business Intelligence:
1.Definir los KPI
Los Indicadores Clave de Rendimiento (KPI) son la aplicación central de la tecnología de Business Intelligence. Los encargados de proyectos deben definir los datos más importantes a monitorear: cifras de ventas, tendencias en el comportamiento de los clientes, prospectos o leads, entre otros para la generación de informes.
2.Definir a los encargados de proyectos
Antes de la implementación es necesario definir a los encargados de los proyectos y usuarios de la plataforma de Business Intelligence. En general, se puede encontrar tres grupos de usuarios: usuarios generales de informes, productores y analistas y planificadores o encargados, que deciden cuáles son los objetivos por alcanzar.
3.Involucrar y capacitar a los usuarios
Si la empresa implementa una solución tecnológica por primera vez, los usuarios deben recibir capacitación en la etapa inicial. Sin embargo, aunque ya cuenten con otras plataformas, la formación continua es indispensable para asegurarse de que los KPI sean los adecuados y logren cumplirse, además de plantear otros y alcanzarlos al aprovechar las funcionalidades de la plataforma al máximo.
4.Buscar el respaldo de la dirección
Los encargados de proyectos deben asegurarse de tener el respaldo de los directivos de la empresa, de modo que los objetivos de cada proyecto estén alineados con los objetivos generales de la organización. En este punto radica la importancia de los KPI definidos, que permiten trazar estrategias enfocadas en alcanzar las metas.
5.Garantizar la integración de los datos
La integración de los datos es el factor clave en el éxito de un proyecto de Business Intelligence. Los encargados deben identificar los sistemas en los que la información está disponible, así como la forma de acceder a los datos. Por ejemplo, de forma nativa o local, o bien, con un data warehouse. En caso de que la integración de los datos sea compleja, se deben analizar otras herramientas tecnológicas para acceder a la información.
6.Analizar las soluciones tecnologías disponibles en la organización
En la actualidad, pocas son las empresas que quieren implementar soluciones tecnológicas desde cero. Es bastante probable que la empresa ya cuente con alguna solución en sus departamentos y hardware de uso regular. Por ejemplo, es común que las empresas utilicen las hojas de cálculo y la tecnología en nube para compartir información.
La implementación de Business Intelligence requiere el análisis de equipos, herramientas y datos existentes para determinar si siguen siendo utilizadas, o bien, si deben reemplazarse por completo por una sola plataforma que sea lo suficientemente robusta para garantizar el flujo de la información por todos los departamentos de la empresa.
7.Elegir el software adecuado
La elección de un software de Business Intelligence requiere un análisis profundo para elegir aquel que se adapte a las necesidades particulares de la organización, así como para alcanzar los objetivos y KPI previamente definidos.
8.Limitar los tiempos de ejecución
Se dice que todo proyecto que tarde más de seis meses deja de ser un proyecto y se vuelve un problema. Esto significa que la implementación de Business Intelligence requiere la definición de módulos ejecutables y pasos con plazos determinados para una ejecución completa.
9.Trazabilidad
Las empresas no son entes fijos, sino que se encuentran en constante cambio. Esto es clave en la implementación de Business Intelligence, ya que la solución que elijas debe adaptarse a los cambios para asegurarse de que seguirá satisfaciendo los requerimientos de la organización.
10.Elegir al consultor adecuado
Elegir al consultor o proveedor de software adecuado es indispensable para elegir la solución que responda a las necesidades de la organización. Considera la experiencia, la metodología, las herramientas, la capacitación y las soluciones que pueda proporcionarte para hacer crecer a tu empresa.
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